KONWENCJA Nr 185
MIĘDZYNARODOWEJ ORGANIZACJI PRACY
dotycząca krajowych dowodów tożsamości marynarzy (zrewidowana)

Konferencja Ogólna Międzynarodowej Organizacji Pracy, zwołana do Genewy przez Radę Administracyjną Międzynarodowego Biura Pracy międzynarodowego i zebrana tam w dniu 3 czerwca 2003 r. na dziewięćdziesiątej pierwszej sesji,

będąc świadoma stałego zagrożenia pasażerów i załóg oraz statków, jak również zagrożenia interesów narodowych Państw i jednostek,

będąc świadoma podstawowego mandatu Organizacji, którym jest promowanie godziwych warunków pracy,

uwzględniając fakt, że z uwagi na światowy zasięg przemysłu morskiego, marynarze wymagają szczególnej ochrony,

uznając zasady zawarte w Konwencji dotyczącej krajowych dowodów tożsamości marynarzy, z 1958 r., dotyczące kwestii ułatwiania wstępu na terytorium Państw członkowskich, w celu zejścia na ląd, tranzytu, transferu oraz repatriacji,

odnotowując Konwencję o ułatwieniu międzynarodowego obrotu morskiego, z 1965 r. ze zmianami, przyjętą przez Międzynarodową Organizację Morską, a zwłaszcza Standardy 3.44 i 3.45.

odnotowując również, że Rezolucja Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych A/RES/57/219 (Ochrona praw człowieka i podstawowych wolności w toku walki z terroryzmem) stwierdza, że Państwa muszą zapewnić, że wszelkie działania podejmowane w walce z terroryzmem będą zgodne z ich zobowiązaniami wynikającymi z prawa międzynarodowego, zwłaszcza z międzynarodowego prawa praw człowieka, dotyczącego uchodźców oraz prawa humanitarnego,

będąc świadoma, że marynarze pracują i żyją na statkach służących prowadzeniu handlu międzynarodowego oraz, że dostęp do udogodnień na lądzie i prawo do zejścia na ląd są elementami mającymi zasadnicze znaczenie dla pomyślności marynarzy, a co za tym idzie, bezpieczniejszej żeglugi i czystszych oceanów,

będąc świadoma, że możliwość zejścia na ląd jest istotnym czynnikiem wpływającym na decyzję o zamustrowaniu się i opuszczeniu statku po upływie uzgodnionego okresu służby,

odnotowując poprawki do Międzynarodowej konwencji o bezpieczeństwie życia na morzu, z 1974, wraz ze zmianami, dotyczące szczególnych środków mających na celu podwyższenie bezpieczeństwa na morzu, które zostały przyjęte przez Konferencję Dyplomatyczną Międzynarodowej Organizacji Morskiej 12 grudnia 2002 r.,

postanowiwszy przyjąć niektóre wnioski dotyczące zwiększenia pewności identyfikacji marynarzy, która to sprawa stanowi siódmy punkt porządku dziennego sesji,

postanowiwszy, że wnioski te powinny przyjąć formę konwencji międzynarodowej rewidującej Konwencję dotyczącą kraj owych dowodów tożsamości marynarzy, z 1958 r.

przyjmuje dnia dziewiętnastego czerwca dwa tysiące trzeciego roku niniejszą konwencję, która otrzyma tytuł Konwencji dotyczącej krajowych dowodów tożsamości marynarzy (zrewidowanej), z 2003 r.

Artykuł 1

Zakres

1. W rozumieniu niniejszej Konwencji pojęcie „marynarz" oznacza każdą osobę, która jest zatrudniona lub zaangażowana w jakimkolwiek charakterze na statku, innym niż okręt wojenny, który przeznaczony jest normalnie do żeglugi morskiej.
2. W przypadku wątpliwości, czy pewne kategorie osób powinny być uważane za marynarzy w rozumieniu niniejszej konwencji, właściwa władza państwa, którego osoby te są obywatelami lub państwa, w którym posiadają prawo stałego pobytu rozstrzygnie tę kwestię zgodnie z postanowieniami niniejszej konwencji, po konsultacji z zainteresowanymi organizacjami armatorów i marynarzy.
3. Właściwa władza może stosować postanowienia niniejszej konwencji do statków rybackich zajmujących się komercyjnym morskim rybołówstwem, po konsultacji z reprezentatywnymi organizacjami skupiającymi właścicieli statków rybackich i osoby pracujące na tych statkach.

Artykuł 2

Wystawianie dowodów tożsamości marynarzy

1. Każdy Członek, wobec którego niniejsza konwencja pozostaje w mocy, wystawi dowód tożsamości marynarza każdemu ze swoich obywateli, który jest marynarzem, na jego wniosek i zgodnie z postanowieniami artykułu 3 niniejszej konwencji.
2. Jeżeli niniejsza konwencja nie stanowi inaczej, wystawianie dowodów tożsamości marynarzy odbywa się na zasadach, jakim zgodnie z prawem krajowym podlega wystawianie paszportów.
3. Każdy Członek może również wystawić dowód tożsamości marynarza, o którym mowa w punkcie 1, marynarzowi, który otrzymał prawo stałego pobytu na terytorium Członka. Osoba posiadająca prawo stałego pobytu powinna, w każdym przypadku, podróżować przestrzegając postanowień punktu 7 artykułu 6.
4. Każdy Członek zapewni, że dowody tożsamości marynarzy będą wystawiane bez zbędnego opóźnienia.
5. Marynarze mają prawo odwołania się, w trybie administracyjnym, od decyzji o odmowie wystawienia dowodu tożsamości marynarza.
6. Niniejsza konwencja będzie stosowana w sposób nie naruszający zobowiązań Członków wynikających z porozumień międzynarodowych dotyczących uchodźców i bezpaństwowców.

Artykuł 3

Treść i forma

1. Dowód tożsamości marynarza, o którym mowa w niniejszej konwencji, będzie odpowiadał, pod względem treści, wzorowi ustalonemu w Załączniku I. Forma dokumentu i materiały użyte do jego wytworzenia będą zgodne z ogólną specyfikacją określoną we wzorze opartym na poniżej zawartych kryteriach. Załącznik I, jeśli okaże się konieczne, może być nowelizowany zgodnie z artykułem 8 poniżej, szczególnie w sytuacji, gdy wymagać tego będzie postęp technologiczny, przy zapewnieniu każdorazowej zgodności z punktami wymienionymi poniżej. Decyzja o przyjęciu nowelizacji powinna określać, kiedy nowelizacja wejdzie w życie, wziąwszy pod uwagę konieczność pozostawienia Członkom wystarczającego czasu na dostosowanie do niej dowodów tożsamości marynarzy i procedur krajowych z nimi związanych.
2. Dowód tożsamości marynarza będzie miał prosty wzór, będzie wykonany z materiału trwałego, zwłaszcza przy uwzględnieniu warunków panujących na morzu, oraz będzie go można odczytać maszynowo. Użyte materiały będą:
(a) w możliwie największym stopniu, uniemożliwiać nieautoryzowane wprowadzanie zmian lub podrabianie oraz pozwalać na łatwe wykrywanie zmian;
(b) ogólnie dostępne dla rządów po najniższych kosztach dających się pogodzić z zagwarantowaniem osiągnięcia celu wymienionego w punkcie (a).
3. Członkowie uwzględnią wszystkie dostępne wytyczne opracowane przez Międzynarodową Organizację Pracy dotyczące standardów technicznych, które mają być wykorzystane w celu ułatwienia stosowania wspólnego standardu międzynarodowego.
4. Dowód tożsamości marynarza będzie nie większy niż zwykły paszport.
5. Dowód tożsamości marynarza zawiera nazwę organu wystawiającego, dane umożliwiające niezwłoczny kontakt z tym organem, datę i miejsce wystawienia oraz następuje stwierdzenia:
(a) niniejszy dokument stanowi dowód tożsamości marynarza w rozumieniu Konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej krajowych dowodów tożsamości marynarzy (zrewidowanej), z 2003 r.
(b) niniejszy dokument jest dokumentem samodzielnym i nie jest paszportem.
6. Okres ważności dowodu tożsamości marynarza będzie określany zgodnie z ustawodawstwem Państwa wystawiającego, lecz w żadnym wypadku nie może przekroczyć 10 lat, podlega odnowieniu po upływie pierwszych 5 lat.
7. Dane posiadacza zawarte w dowodzie tożsamości marynarza będą ograniczać się do następujących informacji:
(a) pełne nazwisko (imiona i nazwiska);
(b) płeć;
(c) data i miejsce urodzenia;
(d) obywatelstwo;
(e) wszystkie znaki szczególne, użyteczne dla celów ustalenia tożsamości;
(f) cyfrowe lub oryginalne zdjęcie;
(g) podpis;
8. Niezależnie od punktu 7 powyżej, wymagane jest uwzględnienie w dowodzie tożsamości marynarza odwzorowania lub innego przedstawienia cech biometrycznych posiadacza, zgodnie z wymogami zawartymi w Załączniku I, jeśli będą spełnione następujące warunki wstępne:
(a) cechy biometryczne mogą być pobrane bez naruszenia prywatności zainteresowanej osoby, wywołania u niej dyskomfortu, narażenia jej zdrowia lub naruszenia jej godności;
(b) cechy biometryczne będą widoczne w dokumencie i nie będzie możliwości skopiowania ich z odwzorowania lub innego przedstawienia;
(c) urządzenia potrzebne do pobierania i weryfikacji cech biometrycznych będą przyjazne dla użytkownika i ogólnie dostępne dla rządów po niskich kosztach;
(d) urządzenia służące weryfikacji będą mogły być sprawnie i pewnie obsługiwane w portach i innych miejscach, gdzie zwykle odbywa się weryfikacja tożsamości, w tym na pokładzie statku;
(e) system, w którym będzie się używało cech biometrycznych (w tym urządzenia, technologie i procedury ich stosowania) zapewni uzyskanie jednakowych i wiarygodnych wyników pozwalających na potwierdzenie tożsamości.
9. Wszystkie zawarte w dowodzie dane dotyczące marynarza powinny być widoczne. Marynarze będą mieli łatwy dostęp do urządzeń umożliwiających im sprawdzenie danych ich dotyczących, które nie są widoczne gołym okiem. Dostęp taki będzie zapewniony przez lub w imieniu instytucji wystawiającej.
10. Treść i forma dowodów tożsamości marynarzy uwzględnią odpowiednie standardy międzynarodowe określone w Załączniku I.

Artykuł 4

Krajowa elektroniczna baza danych

1. Każdy Członek zapewni, że dane na temat wydanych, zawieszonych lub wycofanych dowodów tożsamości marynarzy będą przechowywane w elektronicznej bazie danych. Podejmie się niezbędne środki w celu zabezpieczenia bazy danych przed ingerencją i nieautoryzowanym dostępem.
2. Informacje zawarte w aktach powinny ograniczać się do szczegółów istotnych dla weryfikacji dowodów tożsamości marynarzy lub statusu marynarza oraz zgodnych z prawem marynarza do prywatności i spełniać wszystkie odpowiednie wymogi związane z ochroną danych. Szczegółowe postanowienia określone są w Załączniku II, który może być nowelizowany zgodnie z Artykułem 8, wziąwszy pod uwagę konieczność pozostawienia Członkom wystarczającego czasu na dostosowanie dowodów tożsamości marynarzy i procedur z nimi związanych.
3. Każdy Członek wprowadzi procedury umożliwiające marynarzowi, któremu wystawiono dowód tożsamości, sprawdzenie prawdziwości i ważności wszystkich danych, przechowywanych w elektronicznej bazie danych, które go dotyczą oraz, jeśli to konieczne, ich nieodpłatnego sprostowania.
4. Każdy Członek wyznaczy stały punkt kontaktowy, celem udzielania odpowiedzi na zapytania władz imigracyjnych lub innej właściwej władzy każdego z Członków Organizacji odnośnie do autentyczności lub ważności dowodów tożsamości marynarzy. Dane dotyczące punktu kontaktowego zostaną przekazane Międzynarodowemu Biuru Pracy, zobowiązanemu do prowadzenia listy takich punktów kontaktowych, a ono przekaże ją wszystkim Członkom Organizacji.
5. Szczegółowe postanowienia, o których mowa w punkcie 2 niniejszego artykułu będą w każdym czasie i stale dostępne dla władz imigracyjnych lub innych właściwych w Państwach członkowskich Organizacji, drogą elektroniczną lub poprzez punkt kontaktowy, o którym mowa w punkcie 4.
6. Dla celów niniejszej konwencji ustanowi się odpowiednie ograniczenia, by zapewnić, że żadne dane - zwłaszcza zdjęcia - nie będą wymieniane, dopóki nie zostaną wprowadzone mechanizmy zapewniające odpowiednią ochronę danych i standardy w zakresie prywatności.
7. Członkowie zapewnią, że dane osobowe przechowywane w elektronicznej bazie danych nie będą używane w innym celu niż weryfikacja dowodów tożsamości marynarzy.

Artykuł 5

Kontrola jakości i ocena

1. Minimalne wymagania dotyczące sposobu postępowania i procedur wystawiania dowodów tożsamości marynarzy, w tym procedury dotyczące kontroli jakości, zawarte są w Załączniku III do niniejszej konwencji. Każdy Członek jest zobowiązany osiągnąć minimalne wymogi w zakresie administrowaniu systemem wystawiania dowodów tożsamości marynarzy.
2. Należy zastosować odpowiednie sposoby postępowania i procedury dotyczące dowodów tożsamości marynarzy, tak by zapewnić niezbędne zabezpieczenia:
(a) produkcji i dostawy blankietów dowodów tożsamości marynarzy;
(b) przechowywania, postępowanie z i odpowiedzialności za blankiety i wypełnione dowody tożsamości marynarzy;
(c) postępowania wnioskowego, wypełniania blankietów dowodów tożsamości marynarzy przez właściwą władzę oraz jednostkę odpowiedzialną za wystawianie i doręczanie dowodów tożsamości marynarzy;
(d) obsługi i prowadzenia bazy danych;
(e) kontroli jakości procedur oraz ich okresowej oceny.
3. Niezależnie od punktu 2, Załącznik III może być nowelizowany zgodnie z Artykułem 8, wziąwszy pod uwagę konieczność pozostawienia Członkom wystarczającego czasu na dostosowanie dowodów tożsamości marynarzy i procedur krajowych z nimi związanych.
4. Każdy Członek co najmniej raz na pięć lat przeprowadzi niezależną ocenę administrowania systemem wystawiania dowodów tożsamości marynarzy, w tym procedur kontroli jakości. Sprawozdania z przeprowadzania takiej oceny, po usunięciu z nich informacji niejawnych, będą dostarczane Dyrektorowi Generalnemu Międzynarodowego Biura Pracy, ich kopie będą natomiast przekazywane reprezentatywnym krajowym organizacjom marynarzy i armatorów w Państwach członkowskich. Niniejsze zobowiązania w zakresie sprawozdawania nie będą kolidować ze zobowiązaniami Członków wynikającymi z artykułu 22 Konstytucji Międzynarodowej Organizacji Pracy.
5. Międzynarodowe Biuro Pracy udostępni przesłane mu sprawozdania z przeprowadzone oceny pozostałym Członkom. Jakiekolwiek inne udostępnienie niż wynikające z niniejszej konwencji, będzie wymagało zgody Członka składającego sprawozdanie.
6. Rada Administracyjna Międzynarodowego Biura Pracy, w oparciu o wszystkie mające znaczenie w tym kontekście informacje i zgodnie z powziętymi przez siebie postanowieniami, zatwierdzi listę Członków, którzy całkowicie spełniają minimalne wymagania określone w punkcie 1 niniejszego Artykułu.
7. Lista ta musi być zawsze dostępna dla Członków Organizacji i aktualizowana wraz z uzyskaniem odpowiednich informacji. Członkowie będą niezwłocznie informowani o przypadkach umotywowanych sprzeciwów odnośnie do wpisania na listę któregoś z Członków, w ramach procedury, o której mowa w punkcie 8 Konwencji.
8. Zgodnie z procedurami ustanowionymi przez Radę Administracyjną, wydane zostaną postanowienia dla Członków, którzy mogą być lub zostali wykreśleni z listy, jak również dla zainteresowanych rządów państw, które ratyfikowały niniejszą konwencję oraz reprezentatywnych organizacji marynarzy i armatorów, umożliwiające im przedstawienie swojego stanowiska Radzie Administracyjnej, zgodnie z postanowieniami, o których mowa powyżej, oraz rozstrzygnięcie wszelkich rozbieżności w sposób uczciwy i bezstronny, w określonym czasie.
9. Uznanie dowodów tożsamości marynarzy wystawionych przez Członka zależy od spełnienia minimalnych wymagań określonych w punkcie l powyżej.

Artykuł 6

Ułatwienia w zakresie zejścia na ląd, tranzytu i transferu marynarzy

1. Marynarza posiadającego ważny dowód tożsamości marynarza, wystawiony zgodnie z postanowieniami niniejszej konwencji przez Członka, wobec którego niniejsza konwencja jest w mocy, uznaje się za marynarza w rozumieniu konwencji, chyba, że istnieją wyraźne podstawy do poddania w wątpliwość autentyczność dowodu tożsamości.
2. Weryfikacja oraz związane z tym postępowanie i formalności niezbędne do stwierdzenia, czy marynarz, który wnioskuje o zezwolenie na wstęp na terytorium państwa zgodnie z punktami od 3 do 6 lub od 7 do 9 niniejszego Artykułu, jest posiadaczem dowodu tożsamości marynarza wystawionego zgodnie z wymaganiami niniejszej konwencji, nie powinny powodować kosztów dla marynarza ani armatora.

Zejście na ląd

3. Weryfikacja oraz związane z tym postępowanie i formalności, o których mowa w punkcie 2, będą przeprowadzane w możliwie najkrótszym czasie pod warunkiem, że właściwe władze państwa przyjmującego zostaną odpowiednio wcześniej powiadomione o przybyciu posiadaczy dowodów tożsamości marynarzy wydanych zgodnie z niniejszą konwencją. Powiadomienie o przybyciu posiadacza powinno zawierać dane, o których mowa w części 1 Załącznika II.
4. Każdy Członek, w stosunku do którego niniejsza konwencja jest w mocy, w możliwie najkrótszym czasie i jeśli nie istnieją wyraźne podstawy do poddania w wątpliwość autentyczność dowodu tożsamości marynarzy, zezwoli na wstęp na swoje terytorium marynarzowi posiadającemu ważny dowód tożsamości marynarza, jeżeli marynarz ubiegał się o zezwolenie na czasowe zejście na ląd podczas pobytu statku w porcie.
5. Tego rodzaju zejście na ląd jest możliwe po dopełnieniu formalności związanych z przybyciem statku i jeśli właściwe władze nie mają podstaw do odmowy wydania zgody na zejście na ląd ze względu na zdrowie publiczne, bezpieczeństwo i porządek publiczny lub bezpieczeństwo narodowe.
6. Przy zejściu na ląd podczas pobytu statku w porcie od marynarzy nie będzie się wymagało posiadania wizy. Członek, który nie może w pełni wykonać tego wymogu zapewni, że jego ustawodawstwo, regulacje lub praktyka są jako całość równorzędne.

Tranzyt i transfer

7. Każdy Członek, wobec którego niniejsza konwencja jest w mocy, zezwoli, w możliwie najkrótszym czasie, na zejście na swoje terytorium marynarzom posiadającym ważne dowody tożsamości marynarza wraz z paszportem, jeżeli zejście na terytorium odbywa się w celu:
(a) zamustrowania na statek lub przejścia na inny statek;
(b) przejazdu tranzytowego w celu zamustrowania na statek w państwie trzecim lub z powodu repatriacji, lub w innym celu zatwierdzonym przez władze zainteresowanego Członka.
8. Tego rodzaju tranzyt i transfer są możliwe, jeśli nie istnieją wyraźne podstawy do poddania w wątpliwość autentyczność dowodu tożsamości marynarzy oraz pod warunkiem, że właściwe władze nie mają powodów odmowy wydania zgody na zejście na ląd ze względu na zdrowie publiczne, bezpieczeństwo i porządek publiczny lub bezpieczeństwo narodowe.
9. Członek może, przed wydaniem zgody na zejście na swoje terytorium w jednym z celów, o których mowa w punkcie 7, wymagać okazania zadowalających dowodów, w tym dowodów w postaci dokumentów potwierdzających zamiary marynarza i możliwość ich wykonania. Członek może również ograniczyć pobyt marynarza na jego terytorium do okresu uznanego za rozsądny do wypełnienia danego celu.

Artykuł 7

Ciągłe posiadanie i wycofanie

1. Dowód tożsamości marynarza powinien pozostać cały czas w posiadaniu marynarza, chyba że dokument został złożony u kapitana statku, dla celów bezpiecznego przechowania i za pisemną zgodą marynarza.
2. Dowód tożsamości marynarza będzie niezwłocznie wycofany przez państwo wystawiające, jeżeli stwierdzono, iż marynarz nie spełnia już warunków określonych w konwencji. Procedury dotyczące zawieszania albo wycofywania dokumentów tożsamości powinny być określane w porozumieniu z przedstawicielami reprezentatywnych organizacji marynarzy i armatorów oraz powinny określać procedury odwołania się w trybie administracyjnym.

Artykuł 8

Nowelizacja załączników

1. Z zastrzeżeniem odpowiednich postanowień niniejszej konwencji. Międzynarodowa Konferencja Pracy może nowelizować Załączniki, działając za radą należycie ukonstytuowanego morskiego organu trójstronnego Międzynarodowej Organizacji Pracy. Decyzja o nowelizacji będzie podejmowana większością dwóch trzecich głosów delegatów obecnych na Konferencji, z których co najmniej połowa będzie pochodzić z Państw członkowskich, którzy ratyfikowali niniejszą konwencję.
2. Członek, który ratyfikował niniejszą konwencję, może w ciągu sześciu miesięcy od daty przyjęcia takiej nowelizacji, powiadomić pisemnie Dyrektora Generalnego, że nowelizacja nie wejdzie wobec niego w życie lub wejdzie w życie w terminie późniejszym, po pisemnej notyfikacji.

Artykuł 9

Postanowienia przejściowe

Członek, który jest stroną Konwencji dotyczącej krajowych dowodów tożsamości marynarzy, z 1958 r., i który podjął, zgodnie z artykułem 19 Konstytucji Międzynarodowej Organizacji Pracy, kroki mające na celu ratyfikację niniejszej konwencji, może powiadomić Dyrektora Generalnego o zamiarze tymczasowego stosowania niniejszej konwencji. Dowód tożsamości marynarza wystawiony przez takiego Członka, będzie traktowany dla celów niniejszej konwencji jako wydany zgodnie z nią dowód tożsamości marynarza, pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w artykułach od 2 do 5 niniejszej konwencji oraz uznania przez Członka dowodów tożsamości marynarza wydanych zgodnie z niniejszą konwencją.

Postanowienia Końcowe

Artykuł 10

Niniejsza konwencja rewiduje Konwencję dotyczącą krajowych dowodów tożsamości marynarzy, z 1958 r.

Artykuł 11

Dyrektor Generalny Międzynarodowego Biura Pracy zostanie poinformowany o formalnych ratyfikacjach niniejszej konwencji w celu ich zarejestrowania.

Artykuł 12

1. Niniejsza konwencja będzie obowiązywała tylko tych Członków Międzynarodowej Organizacji Pracy, których ratyfikacje zostaną zarejestrowane przez Dyrektora Generalnego Międzynarodowego Biura Pracy.
2. Wejdzie ona w życie po upływie sześciu miesięcy od daty zarejestrowania przez Dyrektora Generalnego ratyfikacji niniejszej konwencji przez dwóch Członków.
3. Następnie, niniejsza konwencja wejdzie w życie w stosunku do każdego Członka po upływie sześciu miesięcy od daty zarejestrowania jego ratyfikacji.

Artykuł 13

1. Członek, który ratyfikował niniejszą konwencję, może j ą wypowiedzieć po upływie dziesięciu lat od daty początkowego wejścia jej w życie, aktem przekazanym Dyrektorowi Generalnemu Międzynarodowego Biura Pracy i przez niego zarejestrowanym. Wypowiedzenie to nabierze mocy po upływie jednego roku od daty jego zarejestrowania.
2. Każdy Członek, który ratyfikował niniejszą konwencję i który w ciągu jednego roku od upływu dziesięciu lat, wymienionego w poprzednim ustępie, nie skorzystał z prawa wypowiedzenia przewidzianego w niniejszym artykule, będzie związany postanowieniami niniejszej konwencji przez kolejny okres dziesięciu lat i następnie będzie mógł ją wypowiedzieć po upływie każdego okresu dziesięciu lat, z zachowaniem warunków przewidzianych w niniejszym artykule.

Artykuł 14

1. Dyrektor Generalny Międzynarodowego Biura Pracy zawiadomi wszystkich Członków Międzynarodowej Organizacji Pracy o zarejestrowaniu wszystkich ratyfikacji, deklaracji i aktów wypowiedzenia przekazanych mu przez Członków Organizacji.
2. Zawiadamiając Członków Organizacji o zarejestrowaniu drugiej zgłoszonej mu ratyfikacji, Dyrektor Generalny zwróci uwagę Członków Organizacji na datę wejścia w życie niniejszej konwencji.
3. Dyrektor Generalny zawiadomi wszystkich Członków Organizacji o zarejestrowaniu każdej nowelizacji Załączników, przeprowadzonej zgodnie z artykułem 8, jak również o notyfikacjach jej dotyczących.

Artykuł 15

Dyrektor Generalny Międzynarodowego Biura Pracy udzieli Sekretarzowi Generalnemu Organizacji Narodów Zjednoczonych w celu zarejestrowania, zgodnie z artykułem 102 Karty Narodów Zjednoczonych, wyczerpujących informacji o wszystkich ratyfikacjach i aktach wypowiedzenia, które zarejestrował zgodnie z postanowieniami poprzednich artykułów.

Artykuł 16

Rada Administracyjna Międzynarodowego Biura Pracy, w każdym przypadku, gdy uzna to za konieczne, przedstawi Konferencji Ogólnej sprawozdanie ze stosowania niniejszej konwencji i rozpatrzy, czy należy wpisać do porządku dziennego Konferencji sprawę całkowitej lub częściowej jej rewizji, uwzględniając również postanowienia Artykułu 8.

Artykuł 17

1. W razie przyjęcia przez Konferencję nowej konwencji, wprowadzającej całkowitą lub częściową rewizję niniejszej konwencji i jeżeli nowa konwencja nie stanowi inaczej:
a) ratyfikacja przez Członka nowej konwencji wprowadzającej rewizję spowoduje, z mocy samego prawa, bez względu na postanowienia artykułu 13 powyżej, natychmiastowe wypowiedzenie niniejszej konwencji z zastrzeżeniem, że nowa konwencja wprowadzająca rewizję wejdzie w życie;
b) począwszy od daty wejścia w życie nowej konwencji, wprowadzającej rewizję, niniejsza konwencja przestanie być otwarta do ratyfikacji przez Członków. 2. Niniejsza konwencja pozostanie w każdym razie w mocy w swej formie i treści dla tych Członków, którzy j ą ratyfikowali, a nie ratyfikowali konwencji wprowadzającej rewizję.

Artykuł 18

Teksty angielski i francuski niniejszej konwencji są jednakowo autentyczne.

ZAŁĄCZNIK I

Wzór dowodu tożsamości marynarza

Dowód tożsamości marynarza, którego forma i treść są określone poniżej, będzie sporządzony z materiałów wysokiej jakości, oraz przy jednoczesnym uwzględnieniu minimalnych kosztów dla zapewnienia ochrony przed ich łatwą dostępnością dla ogółu obywateli. Dowód nie będzie zawierać więcej wolnego miejsca niż jest potrzebne do zamieszczenia w nim informacji wymaganych zgodnie z konwencją.
Dowód będzie zawierał nazwę państwa, które go wystawiło i następujące zdanie:
„Niniejszy dokument jest dowodem tożsamości marynarza w rozumieniu konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej krajowych dowodów tożsamości marynarzy (zrewidowanej), z 2003 r. Niniejszy dowód jest dokumentem samodzielnym i nie jest paszportem".
Strony zawierające dane wskazane poniżej pogrubioną czcionką będą zabezpieczone laminowaniem lub poprzez pokrycie warstwą ochronną, lub poprzez zastosowanie technologii przedstawiania obrazów i nośników materialnych, dających taką samą ochronę przed zamianą zdjęcia i innych danych osobowych. Użyte materiały, wymiary (wielkość) danych i ich umiejscowienie danych będą zgodne z specyfikacją Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego zawartą w Dokumencie 9303 w Części 3 (drugie wydanie, 2002 r.) lub w Części l Dokumentu 9303 (piąte wydanie, 2003 r.)

Dokument będzie dodatkowo zabezpieczony w co najmniej jeden z podanych sposobów:
Znaki wodne, zabezpieczenia ultrafioletowe, użycie specjalnego atramentu, specjalna kolorystyka, znaki perforowane, hologramy, wzór naniesiony laserem, mikrodruk oraz laminacja na ciepło.
Informacje wprowadzane na strony zawierające dane będą ograniczone do następujących:

I. Organ wystawiający:

II. numer(y) telefonu, adres elektroniczny, strona internetowa organu:

III. data i miejsce wystawienia:

(a) pełne nazwisko marynarza: .................................................................................................

(b) płeć: ........................................................................................................................................

(c) data i miejsce urodzenia: ......................................................................................................

(d) obywatelstwo: .......................................................................................................................

(e) znaki szczególne marynarza, mogące pomóc w ustaleniu tożsamości:

(f) podpis: ...................................................................................................................................

(g) termin ważności dowodu: ..................................................................................................

(h) rodzaj lub oznaczenie dokumentu: ....................................................................................

(i) numer blankietu: .................................................................................................................

(j) osobisty numer identyfikacyjny (opcjonalnie): .................................................................

(k) odwzorowanie cech biometrycznych, oparte na odcisku palca przedstawionego w formie cyfr w kodzie kreskowym, zgodnie ze standardem, który zostanie wypracowany: ..............

(l) strefa do odczytywania maszynowego, zgodnie ze specyfikacją ICAO zawartą w Dokumencie 9303, o którym mowa powyżej.

IV. Pieczęć lub znak organu wystawiającego dokument.

Wyjaśnienia danych

Nagłówki pól zawierających dane, o których mowa powyżej, mogą być przetłumaczone na język(i) państwa wystawiającego. Jeśli język narodowy jest inny niż angielski, francuski lub hiszpański, nagłówki będą wpisane również w jednym z tych języków.

Wszystkie wpisy do dokumentu dokonuje się w alfabecie łacińskim.

Informacje wymienione powyżej będą miały następujące cechy:
I. Organ wystawiający: kod ISO państwa wystawiającego dokument, nazwa i pełny adres urzędu wystawiającego oraz nazwisko i stanowisko osoby autoryzującej wystawienie.
II. Numer telefonu, adres elektroniczny i strona internetowa będą zgodne z przekierowaniem do punktu centralnego, o którym mowa w konwencji.
III. Data i miejsce wystawienia: data będzie zapisana dwucyfrowo, cyframi arabskimi w kolejności dzień/miesiąc/rok - np. 31/12/03; miejsce będzie zapisane w taki sam sposób, jak w paszporcie.

(a) pełne nazwisko marynarza: jeśli ma to zastosowanie, nazwisko rodowe będzie zapisane jako pierwsze, a następnie inne nazwisko i imiona marynarza;
(b) płeć: oznaczenie „M" dla mężczyzny i „F" dla kobiety;
(c) data i miejsce urodzenia: data urodzenia będzie zapisana dwucyfrowo, cyframi arabskimi w kolejności dzień/miesiąc/rok; miejsce urodzenia będzie zapisane w taki sam sposób jak w paszporcie;
(d) deklaracja obywatelstwa: określenie obywatelstwa;
(e) znaki szczególne marynarza: jakiekolwiek widoczne cechy charakterystyczne, ułatwiające identyfikację;
(f) podpis marynarza;
(g) data ważności dowodu: dwucyfrowo, w postaci cyfr arabskich w kolejności dzień/miesiąc/rok;
(h) rodzaj lub oznaczenie dokumentu: kod znaku dla typu dokumentu, zapisany wielkimi literami w alfabecie łacińskim (S);
(i) numer blankietu: kod kraju (patrz punkt I powyżej) a następnie kolejny alfanumeryczny numer z księgi inwentarzowej, składający się z nie więcej niż dziewięciu znaków;
(j) osobisty numer identyfikacyjny: opcjonalny osobisty numer identyfikacyjny marynarza: składający się z nie więcej niż czternastu znaków alfanumerycznych;
(k) odwzorowanie cech biometrycznych: szczegóły do opracowania;
(l) strefa do odczytywania maszynowego: zgodnie z Dokumentem ICAO 9303, o którym mowa powyżej.

ZAŁĄCZNIK II

Elektroniczna baza danych

Informacje, które musi zawierać każdy wpis w elektronicznej bazie danych, utrzymywanej przez każdego Członka zgodnie z Artykułem 4, paragraf l, 2, 6 i 7 konwencji, będą ograniczone do następujących:

Część l

1. Organ wystawiający, zgodnie z dowodem tożsamości.
2. Pełne nazwisko marynarza, zgodnie z dowodem tożsamości.
3. Wyłączny numer dowodu tożsamości.
4. Termin ważności, zawieszenia lub wycofania dowodu tożsamości.

Część 2

5. Odwzorowanie cech biometrycznych zawartych w dowodzie tożsamości
6. Zdjęcie.
7. Inne informacje zebrane w związku z dowodem tożsamości marynarza.

ZAŁĄCZNIK III

Wymagania oraz zalecane procedury i praktyka dotyczące wystawiania dowodów tożsamości marynarzy

Niniejszy załącznik określa minimalne wymogi w odniesieniu do procedur w zakresie wystawiania dowodów tożsamości marynarzy (dalej DTM), w tym procedury kontroli jakości. Wymogi te muszą zostać przyjęte przez każdego Członka zgodnie z Artykułem 5 niniejszej konwencji.
W Części A określone są obowiązkowe dla wszystkich Członków, minimalne efekty, jakie muszą być osiągnięte po wprowadzeniu systemu wystawiania DTM.
W Części B określone są zalecane procedury i praktyka służące osiągnięciu tych efektów. Część B powinna być w całości wzięta pod rozwagę przez Członków, ale nie jest obowiązkowa.

Część A. Obowiązkowe efekty

1. Produkcja i dostarczanie blankietów DTM Sposoby postępowania i procedury służą zagwarantowaniu niezbędnego poziomu zabezpieczenia produkcji i dostarczania blankietów DTM, co obejmuje zapewnienie, że:
(a) wszystkie blankiety DTM będą jednakowej jakości i spełniać będą wymogi w zakresie specyfikacji w odniesieniu do treści i formy, jakie przewiduje Załącznik I;
(b) materiały użyte do produkcji będą chronione i kontrolowane;
(c) blankiety DTM będą chronione, kontrolowane, identyfikowane, a ich obieg w procesie produkcji i dostarczania będzie śledzony;
(d) producenci będą dysponować odpowiednimi narzędziami pozwalającymi im na wypełnienie obowiązków związanych z produkcją i dostarczaniem blankietów DTM;
(e) transport blankietów DTM z miejsca produkcji do miejsca wystawienia będzie zabezpieczony.

2. Przechowywanie, postępowanie z i odpowiedzialność za czyste i wypełnione blankiety DTM

Wskazane tu sposoby postępowania i procedury mają na celu zagwarantowanie niezbędnego poziomu zabezpieczenia przechowywania, obsługi, jak i odpowiedzialności za czyste i wypełnione blankiety DTM, co obejmuje zapewnienie, że:
(a) przechowywanie i postępowanie z czystymi i wypełnionymi blankietami DTM będzie kontrolowane przez organ wystawiający;
(b) czyste i wypełnione blankiety lub wycofane DTM, w tym te używane jako wzory będą chronione, kontrolowane i identyfikowane, a ich obieg śledzony;
(c) osoby uczestniczące w procedurach będą spełniać standardy solidności, zaufania i lojalności, wymagane na ich stanowiskach i będą odpowiednio przeszkolone;
(d) podział obowiązków pomiędzy uprawnionymi urzędnikami, zostanie tak przeprowadzony, by umknąć nieautoryzowanego wystawienia DTM.

3. Załatwianie wniosków; zawieszenie lub wycofanie DTM; procedury odwoławcze Sposoby postępowania i procedury służą zapewnieniu niezbędnego poziomu zabezpieczenia postępowania z wnioskami, procesu wypełniania blankietów DTM przez organ i jednostkę odpowiedzialne za ich wystawianie oraz wydawania DTM, co obejmuje:
(a) postępowanie weryfikacyjne i zatwierdzające, które zapewni, że DTM, wydawany po raz pierwszy lub wznowiony, będzie wystawiony tylko na podstawie:
(i) wniosków zawierających wszystkie informacje wymagane w Załączniku I.
(ii) dowodu stwierdzającego tożsamość wnioskodawcy zgodnie z prawem i praktyką państwa wystawiającego; (iii) dowodu stwierdzającego obywatelstwo lub prawo stałego pobytu wnioskodawcy;
(iv) dowodu, że wnioskodawca jest marynarzem w rozumieniu Artykułu l;
(v) zapewnienia, że wnioskodawcy, szczególnie jeśli jest to osoba posiadająca więcej niż jedno obywatelstwo lub prawo stałego pobytu, nie wystawiono więcej niż jednego DTM;
(vi) weryfikacji wnioskodawcy pod kątem zagrożenia dla bezpieczeństwa, przy poszanowania podstawowych praw i wolności ustanowionych w dokumentach międzynarodowych.

(b) postępowanie zapewni, że:
(i) wszelkie informacje wymienione w Załączniku II będą wprowadzane do bazy danych w momencie wystawiania DTM;
(ii) dane, zdjęcie, podpis i cechy biometryczne pobrane od wnioskodawcy rzeczywiście do niego należą;
(iii) dane, zdjęcie, podpis, i cechy biometryczne wnioskodawcy są przyporządkowane wnioskowi przez całe postępowanie wnioskowe, wystawianie i dostarczania DTM.

(c) baza danych będzie niezwłocznie aktualizowana w przypadku zawieszenia lub wycofania DTM;

(d) system przedłużania ważności i/lub odnawiania DTM umożliwiać będzie, w razie potrzeby, przedłużenie ważności lub odnowienie DTM marynarzowi także w sytuacji, gdy DTM zostanie zgubiony;

(e) okoliczności, w których DTM może być zawieszony lub wycofany zostaną określone w porozumieniu z organizacjami marynarzy i armatorów;

(f) istnieć będą skuteczne i przejrzyste procedury odwoławcze.

4. Bezpieczeństwo, obsługa i utrzymywanie bazy danych
Ustanowione zostaną sposoby postępowania i procedury w celu zapewniania niezbędnego poziomu zabezpieczenia obsługi i utrzymywania bazy danych; obejmować one będą w szczególności:
(a) zabezpieczenie bazy danych przed nieautoryzowanym dostępem i manipulacjami;
(b) zapewnienie, że dane będą aktualne, chronione przed utratą i stale dostępne do sprawdzenia poprzez punkt centralny;
(c) zapewnienie, że bazy danych nie będą kopiowane, dołączane, załączane lub łączone z innymi bazami; informacje pochodzące z baz danych nie będą używane do innych celów niż potwierdzanie tożsamości marynarzy;
(d) zapewnienie, że będą chronione prawa osobiste, w tym:
(i) prawo do prywatności podczas zbierania, przechowywania, obsługi i przekazywania danych osobistych;
(ii) prawo marynarza dostępu do własnych danych oraz korygowania nieścisłości, w odpowiednim czasie.

5. Kontrola jakości procedur i okresowa ocena
(a) Ustanowione zostaną sposoby postępowania i procedury w celu zapewnienia niezbędnego poziomu zabezpieczenia poprzez kontrolę jakości procedur i okresową ocenę, w tym monitorowanie postępowań, tak by zapewnić spełnianie wymaganych standardów odnośnie do:
(i) produkcji i dostarczania blankietów DTM,
(ii) przechowywania, postępowania z i odpowiedzialności za blankiety oraz unieważnione i wypełnione DTM,
(iii) postępowania wnioskowego, wypełniania blankietów DTM przez organy i jednostki odpowiedzialne za wystawianie i dostarczanie DTM,
(iv) obsługi, zabezpieczenia i utrzymywania bazy danych.

(b) Przeprowadzane będą okresowe przeglądy, w celu zapewnienia wiarygodności systemu wystawiania i procedur oraz ich zgodności z wymogami niniejszej konwencji.

(c) Istnieją procedury ochrony informacji niejawnych zawartych w okresowych sprawozdaniach przedstawianych przez innych Członków, którzy ratyfikowali konwencję.

Część B. Zalecane procedury i praktyki

l. Produkcja i dostarczanie blankietów DTM
1.1. W interesie bezpieczeństwa i jednolitego charakteru DTM, właściwa władza powinna wybrać efektywne przedsiębiorstwo produkujące blankiety DTM, które będą następnie wystawiane przez Członka.
1.2. Jeśli produkcja blankietów będzie odbywać się w siedzibie jednostki odpowiedzialnej za wystawianie DTM („organ wystawiający"), stosuje się część 2.2. poniżej.
1.3. Jeżeli do produkcji wybrane zostanie przedsiębiorstwo zewnętrzne, to właściwa władza powinna:
1.3.1 sprawdzić, czy przedsiębiorstwo to daje niepodważalne gwarancje uczciwości, stabilności finansowej i wiarygodności;
1.3.2 wymagać od przedsiębiorstwa wskazania wszystkich pracowników, którzy będą włączeni w proces produkcji blankietów DTM;
1.3.3 wymagać,, by przedsiębiorstwo dostarczyło organowi wystawiającemu dowodów świadczących o wprowadzeniu w nim odpowiednich systemów zapewniających wiarygodność, uczciwość i lojalność wyznaczonych pracowników oraz gwarantujących organowi wystawiającemu, że każdy z tych pracowników ma odpowiednie środki utrzymania i bezpieczeństwo zatrudnienia;
1.3.4 zawrzeć pisemną umowę z przedsiębiorstwem; umowa taka, biorąc pod uwagę odpowiedzialność własną organu wystawiającego DTM powinna, w szczególności, zawierać specyfikacje i wskazówki, o których mowa w części 1.5 poniżej, oraz wymagać od przedsiębiorstwa:
1.3.4.1 zapewnienia, że tylko wyznaczeni pracownicy, którzy zobowiążą się do zachowania ścisłej poufności, będą włączeni w produkcję blankietów DTM;
1.3.4.2 powzięcia wszystkich niezbędnych środków bezpieczeństwa przy transporcie blankietów DTM z miejsca produkcji do siedziby organu wystawiającego. Nie zwalnia to organu wystawiającego od odpowiedzialności, nawet jeśli nie dopuścił się zaniedbań w tej sprawie;
1.3.4.3 dołączenia do każdej przysyłanej partii DTM dokładnego wykazu zawartości; wykaz taki powinien, w szczególności, zawierać numery referencyjne DTM zawartych w każdej paczce;
1.3.5 zapewnić, że w zawartej umowie znalazły się postanowienia pozwalające na jej wypełnienie (dokończenie produkcji) w przypadku, gdy pierwotny kontrahent nie może kontynuować produkcji;
1.3.6 upewnić się, przed podpisaniem umowy, że wybrane przedsiębiorstwo ma wszystkie potrzebne środki pozwalające na wykonanie powyższych obowiązków.
1.4. Jeżeli blankiety DTM mają być dostarczane przez organ lub przedsiębiorstwo znajdujące się poza terytorium Członka, właściwa władza Członka może upoważnić odpowiednie władze w obcym kraju do zagwarantowania, że zalecenia zawarte w tej sekcji są spełniane.
1.5. Właściwa władza powinna między innymi:
1.5.1 ustalić szczegółową specyfikację dla wszystkich materiałów, które będą używane do produkcji blankietów DTM; materiały te powinny spełniać normy zawarte w specyfikacji ogólnej, zawartej w Załączniku I do niniejszej konwencji;
1.5.2 ustalić dokładną specyfikację w odniesieniu do formy i treści blankietów DTM zgodnie z Załącznikiem I;
1.5.3 zapewnić, że specyfikacje te pozwolą na uzyskanie jednolitości blankietów DTM, także przy zmianach maszyn drukujących blankiety DTM;
1.5.4 dostarczyć jasnych wskazówek celem uzyskania jednolitego systemu nadawania numerów seryjnych nadrukowywanych na każdym blankiecie DTM, w kolejności zgodnej z Załącznikiem I.
1.5.5 ustanowić dokładną specyfikację w zakresie przechowywania wszystkich materiałów używanych w procesie produkcji.

2. Przechowywanie, postępowanie z i odpowiedzialność za czyste i wypełnione blankiety DTM
2.1. Wszystkie działania związane z procesem wystawiania (w tym przechowywanie blankietów, unieważnionych i wypełnionych DTM, substancji i materiałów używanych do wypełniania DTM, postępowanie z wnioskami, wystawianie DTM, obsługa i zabezpieczenie bazy danych) powinny być wykonywane pod bezpośrednią kontrolą władzy wystawiającej.
2.2. Organ wystawiający DTM powinien przeprowadzić ocenę wszystkich urzędników zaangażowanych w procedurę wystawiania, sporządzając odnośnie do każdej z nich akta dotyczące uczciwości, wiarygodności i lojalności.
2.3. Organ wystawiający powinien zapewnić, że urzędnicy zaangażowani w proces wystawiania DTM nie będą członkami bliskiej rodziny. 2.4. Indywidualne obowiązki urzędników zaangażowanych w proces wystawiania powinny być właściwie określone przez organ wystawiający DTM.
2.5. Jeden urzędnik nie powinien być odpowiedzialny za wykonanie wszystkich działań wymaganych w postępowaniu wnioskowym i przygotowanie odpowiedniego DTM. Urzędnik, który przydziela wniosek urzędnikowi odpowiedzialnemu za wystawienie DTM, nie powinien uczestniczyć w procesie wystawiania dokumentu. Przy wykonywaniu obowiązków związanych z postępowaniem wnioskowym i wystawianiem DTM, powinno się stosować rotację urzędników.
2.6. Organ wy stawiający, powinien opracować wewnętrzny regulamin, zapewniający, że:
2.6.1 przechowywane blankiety DTM będą należycie zabezpieczone, będą udostępniane w liczbie niezbędnej do wykonania codziennych, zgodnych z normalnym trybem pracy działań i tylko urzędnikom odpowiedzialnym za wypełnianie blankietów DTM lub osobom specjalnie upoważnionym, a niewykorzystane blankiety DTM będą zwracane w końcu każdego dnia; środki zabezpieczenia DTM należy rozumieć jako obejmujące użycie urządzeń zapobiegających nieautoryzowanemu dostępowi i wykrywające osoby nieupoważnione;
2.6.2 każdy blankiet DTM użyty jako wzór będzie oznaczony jako taki i zniszczony;
2.6.3 każdego dnia będzie sporządzany, przechowywany następnie w bezpiecznym miejscu, wykaz zawierający informacje na temat każdego blankietu DTM i każdego wypełnionego DTM, który nie został jeszcze wystawiony, wraz z szczegółowym określeniem druków przechowywanych w bezpiecznym miejscu oraz znajdujących się w posiadaniu określonego urzędnika lub urzędników. Wykaz taki powinien być prowadzony przez urzędnika niezajmującego się blankietami DTM lub DTM, które nie zostały jeszcze wystawione.
2.6.4 Dostęp do blankietów DTM oraz do urządzeń i materiałów służących do ich wypełniania powinni mieć wyłącznie urzędnicy odpowiedzialni za wypełnianie DTM lub inne specjalnie upoważnione osoby;
2.6.5 każdy wypełniony DTM będzie przechowywany w bezpieczny sposób i udostępniany tylko urzędnikom odpowiedzialnym za wystawianie DTM lub innym specjalnie upoważnionym;
2.6.5.1. przez specjalnie upoważnionych urzędników powinno się rozumieć wyłącznie:
(a) osoby działające na podstawie pisemnego upoważnienia osoby kierującej organem wystawiającym lub osoby z urzędu reprezentującej osobę kierującą tym organem,
(b) kontrolera, o którym mowa w sekcji 5 poniżej oraz osoby wykonujące audyt lub inna kontrolę
2.6.6 urzędnikowi stanowczo zabroni się uczestnictwa w procesie wystawiania DTM, jeśli z wnioskiem wystąpi członek jego rodziny lub bliski przyjaciel;
2.6.7 kradzież lub próba kradzieży DTM bądź urządzeń lub materiałów używanych do ich wypełniania powinna być niezwłocznie zgłaszana policji w celu przeprowadzenia śledztwa.
2.7. Błędy powstałe w procesie wystawiania powinny skutkować unieważnieniem danego DTM, który nie może być poprawiany i wystawiony.

3. Postępowanie wnioskowe; zawieszenie lub wycofanie DTM; procedury odwoławcze
3.1. Organ wystawiający powinien upewnić się, że wszyscy urzędnicy, do których obowiązków należy rozpatrywanie wniosków o wystawienie DTM, zostali odpowiednio przeszkoleni w zakresie wykrywania fałszerstw i używaniu technologii komputerowej.
3.2. Organ wystawiający powinien opracować regulamin, który zapewni, że DTM będą wystawiane tylko na podstawie: wniosków wypełnionych i podpisanych przez danego marynarza, dowodu stwierdzającego jego tożsamość, dowodu potwierdzającego obywatelstwo lub stały pobyt, dowodu, że wnioskodawca jest marynarzem.
3.3. Wniosek powinien zawierać wszelkie informacje wyszczególnione jako obowiązkowe w Załączniku I do mniejszej konwencji. Formularz wnioskowy musi zawierać informację dla wnioskodawcy, że podawanie informacji niezgodnych z prawdą podlega ściganiu i grozi odpowiedzialnością karną.
3.4. W przypadku składania wniosku o wystawienie DTM po raz pierwszy, a także jeśli się uznane to zostanie za stosowne, przy odnawianiu DTM:
3.4.1 wniosek wypełniony, ale nie podpisany, powinien być składany osobiście przez wnioskodawcę, urzędnikowi wyznaczonemu w tym celu przez organ wystawiający;
3.4.2 zdjęcie w formie cyfrowej lub oryginalne oraz cechy biometryczne wnioskodawcy powinny być pobierane pod kontrolą wyznaczonego urzędnika;
3.4.3 wniosek powinien zostać podpisany w obecności wyznaczonego urzędnika;
3.4.4 wniosek powinien zostać następnie przekazany przez wyznaczonego urzędnika bezpośrednio organowi wystawiającemu, celem przeprowadzenia dalszego postępowania.
3.5. Organ wystawiający DTM podejmie odpowiednie środki, by zapewnić bezpieczeństwo i niejawność zdjęcia w formie cyfrowej lub oryginalnej oraz danych biometrycznych.
3.6. Dostarczony przez wnioskodawcę dowód potwierdzający tożsamość powinien być zgodny z prawem i praktyką państwa wystawiającego. Dowód może stanowić aktualne zdjęcie wnioskodawcy, opatrzone stwierdzeniem, że przedstawia on daną osobę, wystawionym przez armatora statku, lub jego kapitana, lub innego pracodawcę wnioskodawcy, lub dyrektora placówki, w której wnioskodawca był szkolony.
3.7. Dowodem potwierdzającym obywatelstwo lub prawo stałego pobytu będzie paszport wnioskodawcy lub potwierdzenie nadania prawo stałego pobytu.
3.8. Od wnioskodawcy będzie się wymagać wskazania innych posiadanych przez niego obywatelstw i deklaracji stwierdzającej, że nie został mu wystawiony DTM oraz że nie złożył on wniosku o wystawienie DTM przez innego Członka.
3.9. Wnioskodawcy nie powinien być wystawiony DTM w sytuacji, gdy posiada on inny DTM.
3.9.1 System wcześniejszego odnawiania powinien mieć zastosowanie w przypadku, gdy marynarz wie, że termin ważności posiadanego przez niego DTM upłynie w trakcie podróży morskiej i że nie będzie możliwe złożenie wniosku o odnowienie DTM w momencie wygaśnięcia jego ważności;
3.9.2 System przedłużania ważności powinien mieć zastosowanie w przypadku, gdy przedłużenie DTM będzie wymagane ze względu na brak możliwości określenia przewidywanego czasu trwania podróży morskiej;
3.9.3 System zastąpienia DTM powinien mieć zastosowanie w przypadku, gdy DTM zostanie zgubiony. W takiej sytuacji może być wystawiony odpowiedni dokument tymczasowy.
3.10. Potwierdzenie, że wnioskodawca jest marynarzem w rozumieniu Artykułu l niniejszej konwencji, powinno obejmować co najmniej:
3.10.1 poprzedni DTM lub świadectwo zwolnienia ze służby, lub
3.10.2 świadectwo o kwalifikacjach, o praktyce morskiej na stanowisku lub dowód ukończenia innego odpowiedniego szkolenia; lub
3.10.3 równie przekonujący dowód.
3.11. Dodatkowe dowody powinny być wymagane, jeśli uznane to zostanie za pożądane.
3.12. Wszystkie wnioski powinny być poddane weryfikacji, dokonywanej przez właściwego urzędnika organu wystawiającego DTM i obejmującej, co najmniej, wymienione poniżej procedury:
3.12.1. sprawdzenia, czy wniosek o wystawienie DTM jest pełny i nie zawiera sprzeczności rodzących wątpliwości co do prawdziwości zawartych w nim informacji,
3.12.2. sprawdzenia, czy podane informacje i podpis odpowiadają danym wnioskującego, zawartym w paszporcie lub innym wiarygodnym dokumencie;
3.12.3. weryfikacji, we współpracy z organem, który wystawił paszport lub innym właściwym, autentyczności paszportu lub innego dokumentu. W razie wątpliwości co do autentyczności paszportu, jego oryginał powinien zostać przesłany zainteresowanemu organowi; w innym przypadku mogą być przesyłane kopie odpowiednich stron paszportu;
3.12.4. porównania dostarczonego zdjęcia, jeśli to potrzebne, ze zdjęciem cyfrowym, o którym mowa w sekcji 3.4.2. powyżej;
3.12.5. wstępnego sprawdzenia autentyczności stwierdzenia, o którym mowa w sekcji 3.6 powyżej;
3.12.6. weryfikacji dowodu, o którym mowa w sekcji 3.10, czyli świadectw, które wnioskujący musi posiadać jako marynarz;
3.12.7. porównania z bazą danych, o której mowa w Artykule 4 niniejszej konwencji, w celu zapewnienia, że wnioskującemu nie został już wcześniej wystawiony DTM; jeśli wnioskujący posiada lub może posiadać więcej niż jedno obywatelstwo lub prawo stałego pobytu w innym państwie niż państwo, którego jest obywatelem, należy zwrócić się o wyjaśnienia do właściwych władz innych państw lub państw zainteresowanych;
3.12.8. porównania z informacjami zawartymi we wszystkich właściwych krajowych i międzynarodowych bazach danych, które mogą być dostępne władzy wystawiającej DTM, w celu zapewnienia, że wnioskodawca nie stanowi potencjalnego zagrożenia dla bezpieczeństwa.
3.13. Urzędnik, o którym mowa w sekcji 3.12 powyżej, powinien sporządzić krótką notatkę dotyczącą wyników każdej z powyższych procedur, kładąc nacisk na fakty umożliwiające stwierdzenie, że wnioskujący jest marynarzem.
3.14. Po dokładnym sprawdzeniu wniosek i towarzyszące mu dokumentami, jak i notatki dołączone do dokumentów, powinny zostać przekazane urzędnikowi odpowiedzialnemu za wypełnianie DTM, który ma być wystawiony wnioskującemu.
3.15. Wypełniony DTM, wraz z odpowiednimi dokumentami, powinien być następnie przekazany urzędnikowi wyższego szczebla organu wystawiającego DTM, w celu akceptacji. 3.16. Urzędnik wyższego szczebla powinien wydać taką akceptację jedynie w przypadku, gdy uzyskał, w oparciu przynajmniej o analizę notatek znajdujących się w dokumentach, pewność co do poprawności zastosowanych procedur i zasadności wystawienia DTM wnioskującemu.
3.17. Zgoda na wystawienie DTM powinna mieć formę pisemną i powinny jej towarzyszyć wyjaśnienia dotyczące wszelkich aspektów wniosku, którym należy poświęcić specjalną uwagę.
3.18. DTM, wraz z paszportem lub innym dostarczonym, odpowiednim dokumentem, powinien być wręczony wnioskującemu bezpośrednio i za potwierdzeniem odbioru lub wysłane wnioskującemu lub, na prośbę wnioskującego, kapitanowi jego statku lub pracodawcy, przy czym w obu tych przypadkach środkami wiarygodnej komunikacji pocztowej i za potwierdzeniem odbioru.
3.19. Po wydaniu DTM wnioskującemu, dane, o których mowa w Załączniku II do niniejszej konwencji powinny zostać wprowadzone do bazy danych, o której mowa w Artykule 4 niniejszej konwencji.
3.20. Regulamin organu wystawiającego powinien określać maksymalny termin otrzymania DTM przez wnioskującego, od momentu jego wysłania. Jeśli w tym okresie powiadomienie o otrzymaniu nie wpłynie i po odpowiedniej notyfikacji marynarza, w bazie danych należy dokonać odpowiednich adnotacji, a DTM powinien być oficjalnie uznany za zgubiony, o czym należy poinformować zainteresowanego marynarza.
3.21. Wszystkie wymagane adnotacje, ze szczególnym uwzględnieniem notatek (patrz sekcja 3.13 powyżej) i wyjaśnień, o których mowa w sekcji 3.17, powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu przez cały okres ważności DTM oraz przez trzy kolejne lata od upływu tego okresu. Adnotacje i wyjaśnienia, o których mowa w sekcji 3.17 powinny być zapisane w osobnej wewnętrznej bazie danych i dostępne: (a) osobom odpowiedzialnym za monitorowanie operacji; (b) urzędnikom uczestniczącym w rozpatrywaniu wniosków o wystawienie DTM; (c) w celach szkoleniowych.
3.22. Jeśli informacje sugerują, że DTM został błędnie wystawiony lub warunki pozwalające na jego wystawienie nie są już spełniane, to należy o tym niezwłocznie powiadomić organ wystawiający, w celu szybkiego wycofania dokumentu.
3.23. Jeśli DTM jest zawieszony lub wycofany, organ wystawiający powinien natychmiast zaktualizować bazę danych, zaznaczając, że dany DTM nie jest już ważny.
3.24. Jeśli wniosek o wystawienie DTM zostanie odrzucony lub podjęto decyzję o jego zawieszeniu bądź wycofaniu, wnioskujący powinien być oficjalnie powiadomiony o jego prawie odwołania się od decyzji i w pełni poinformowany o przyczynach decyzji.
3.25. Procedury odwoławcze powinny zapewniać możliwie szybkie rozpatrzenie sprawy oraz umożliwiać uczciwe i pełne rozpatrzenie sprawy.

4. Obsługa, zabezpieczenie i prowadzenie bazy danych

4.1. Organ wystawiający powinien zawrzeć odpowiednie umowy i opracować zasady w celu wykonania Artykułu 4 niniejszej konwencji, zapewniając zwłaszcza:
4. l. l. dostępność punktu centralnego lub elektronicznej bazy danych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zgodnie z wymaganiami punktu 4, 5 i 6 Artykułu 4 niniejszej konwencji;
4. l .2. zabezpieczenie bazy danych;
4.1.3. poszanowanie praw osobistych podczas przechowywania, przetwarzania i przekazywania danych;
4.1.4. poszanowanie prawa marynarza do weryfikacji prawdziwości danych jego dotyczących i ich korekty, w określonym czasie, w przypadku wykrycia niezgodności.
4.2. Organ wystawiający powinien opracować odpowiednie procedury ochrony bazy danych, z uwzględnieniem:
4.2.1. wymogu regularnego tworzenia kopii zapasowych bazy danych, które będą zapisywane na nośnikach przechowywanych w bezpiecznym miejscu, poza lokalem należącym do organu wystawiającego;
4.2.2. zastrzeżenia prawa dostępu do bazy danych lub dokonywania w niej zmian tylko dla specjalnie upoważnionych urzędników, tak by dostęp do bazy danych był możliwy jedynie w sytuacjach, gdy będzie on oficjalnie potwierdzony.

5. Kontrola jakości procedur oraz okresowa ocena

5.1. Organ wystawiający powinien powołać wyższego rangą urzędnika o nieposzlakowanej opinii, lojalnego i uczciwego, który nie będzie zaangażowany w przechowywanie lub postępowanie z DTM, do pełnienia funkcji kontrolera. Do jego obowiązków należeć będzie:
5.1.1. stałe kontrolowanie wdrażania wymienionych powyżej minimalnych wymagań;
5.1.2. natychmiastowe informowanie o wszelkich nieprawidłowościach we wdrażaniu minimalnych wymagań;
5.1.3. doradzanie osobie kierującej organem i zainteresowanym urzędnikom w zakresie udoskonalania procedur związanych z wystawianiem DTM;
5.1.4. przedkładanie kierownictwu raportu dotyczącego kontroli jakości procedur, zawierającego informacje z realizacji wymienionych powyżej zadań. Kontroler powinien znać, i ile to możliwe, działania będące przedmiotem kontroli.
5.2. Kontroler powinien podlegać bezpośrednio osobie kierującej organem wystawiającym DTM.
5.3. Wszyscy urzędnicy organu wystawiającego, a zwłaszcza kierujący nim, powinni być zobowiązani do dostarczania kontrolerowi pełnej dokumentacji lub innych informacji, które uzna on za użyteczne do wykonywania swoich obowiązków.
5.4. Organ wystawiający DTM powinien podjąć odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że urzędnicy będą mogli swobodnie rozmawiać z kontrolerem, bez obaw przed jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami.
5.5. W zakresie kompetencji kontrolera, szczególny nacisk powinien być kładziony na następujące zadania:
5.5.1. weryfikację odpowiedniości zasobów, lokalu, wyposażenia i personelu, dla zapewnienia efektywnego wykonywania funkcji przez organ wystawiający;
5.5.2. zapewnianie, że kroki podjęte w celu zagwarantowania bezpiecznego przechowywania czystych i wypełnionych blankietów DTM są odpowiednie;
5.5.3. zapewnianie, że istnieją odpowiednie zasady, rozwiązania i procedury zgodnie z sekcjami 2.6, 3.2, 4 i 5.4 powyżej;
5.5.4. zapewnianie, że te zasady i procedury, jak również odpowiednie rozwiązania, są dobrze znane i zrozumiane przez właściwych urzędników;
5.5.5. szczegółowe kontrolowanie wszystkich podjętych działań, w tym odpowiednich adnotacji i innych zapisów w aktach spraw, w ramach postępowania w losowo wybranych przypadkach, od momentu wpłynięcia wniosku o wystawienie DTM aż do zakończenia procedury wystawienia;
5.5.6. weryfikację efektywności środków podjętych w ramach przechowywania blankietów DTM oraz urządzeń i materiałów służących do ich wystawiania;
5.5.7. weryfikację, jeśli to konieczne z udziałem zaprzysiężonego eksperta, bezpieczeństwa i prawdziwości informacji przechowywanych w formie elektronicznej oraz realizacji wymogu stałej dostępności do bazy, 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu;
5.5.8. badanie wszystkich wiarygodnych doniesień o prawdopodobnych błędach w wystawionych DTM lub możliwych fałszerstwach oraz o ewentualnych przypadkach uzyskania DTM w wyniku oszustwa, w celu wykrycia jakichkolwiek wewnętrznych złych praktyk lub słabości systemu, które mogą skutkować błędnym wystawieniem DTM lub umożliwić błędne wystawienie, fałszerstwo lub oszustwo;
5.5.9. badanie skarg w sprawie niewłaściwego dostępu do informacji zawartych w bazie danych, gdy chodzi o wymagania zawarte w punktach 2, 3 i 5 Artykułu 4 niniejszej konwencji, lub w sprawie niezgodności w samych danych;
5.5.10. zapewnienie, że kierujący organem wystawiającym uwzględnia w swym działaniu, w odpowiednim czasie i efektywnie, raporty zawierające propozycje usprawnienia procedur wystawiania DTM i określające obszary, których słabe strony wykryto;
5.5.11. prowadzenie wykazu przeprowadzonych postępowań mających na celu kontrolę jakości;
5.5.12. zapewnienie, że kierownictwo będzie przeprowadzało przegląd postępowań mających na celu kontrolę jakości i że przeglądy takie będą rejestrowane;
5.6. Kierujący organem wystawiającym powinien zapewnić okresową ocenę rzetelności systemu wystawiania DTM i procedur z tym związanych, oraz spełniania postanowień mniejszej konwencji. Taka ocena powinna uwzględniać:
5.6.1. wyniki audytu systemu wystawiania DTM i procedur z nim związanych;
5.6.2. raporty i wyniki badań oraz inne wskaźniki dotyczące efektywności działań naprawczych, podjętych w związku ze zgłoszonymi słabościami lub naruszeniami bezpieczeństwa;
5.6.3. wykazy wystawionych, zgubionych, unieważnionych lub błędnie wypełnionych DTM;
5.6.4. zgłoszenia dotyczące funkcjonowania systemu kontroli jakości;
5.6.5. zgłoszenia problemów związanych z wiarygodnością lub bezpieczeństwem elektronicznej bazy danych, w tym zapytań złożonych do bazy;
5.6.6. efekty zmian systemu wystawiania DTM i związanych z nim procedur wynikających z udoskonalenia technologii lub innowacji w procedurach wystawiania DTM;
5.6.7. wnioski z kontroli przeprowadzonych przez kierownictwo;
5.6.8. audyt procedur, w celu zapewnienia, że są one stosowane, w sposób gwarantujący poszanowanie fundamentalnych zasad i praw w pracy, zawartych w odpowiednich dokumentach MOP.
5.7. Powinny zostać ustanowione procedury i sposoby postępowania zapobiegające nieautoryzowanemu ujawnieniu sprawozdań dostarczonych przez innych Członków.
5.8. Wszystkie procedury i sposoby postępowania związane z audytem powinny zapewniać, że techniki produkcji i praktyki w zakresie bezpieczeństwa, w tym procedury związane z kontrolą magazynowania, pozwalają spełnić wymogi zawarte w tym Załączniku.